En mi último artículo expuse cómo desarrollar nuevos objetivos aún cuando la vorágine del día a día fuera una excusa perfecta para hacerlo. En él describía las 4 Reglas de Acción que nos ayudan a conseguir los objetivos propuestos. En este artículo diferenciaba entre lo URGENTE y lo IMPORTANTE.
Ahora quiero hablaros de la vorágine del día a día, hacer lo que hacer hoy, es vital para la supervivencia de la compañía. Esta vorágine absorbe toda nuestra energía y más. Todo es URGENTE, estresante y nos consume.
Desde Gazelles proponemos Tres Reglas de Ejecución, que cumplidas con Disciplina, con ello quiero decir, que las consideremos muy importantes y deseemos seguirlas, nos ayudan en el día a día.
Cuando estas Reglas se convierten en Rutina, liberamos mucha energía y nos permite tiempo y ganas para focalizarnos en otros nuevos proyectos IMPORTANTES que nos permitirán el crecimiento sostenible de la compañía.
Aquí la Rutina no es hacer siempre lo mismo, es un Marco de Actuación que asimilado por toda la organización se convierte en Rutina.
Estas Reglas de Ejecución son:
- PRIORIDADES, saber con claridad cuáles son y cómo están alineadas con los objetivos de la compañía. Como cada colaborador sabe qué aporta de su trabajo a estas prioridades. Estas prioridades además no son permanentes sino que deben modificarse cada trimestre o semestre en función de los objetivos y los resultados. Lo importante es focalizar y alinear las necesidades de la compañía en la organización.
- DATOS – INDICADORES. Para la Toma de Decisiones es importante tener datos que nos ayuden. Datos externos e internos, han de ser claros y concisos que sean útiles para decidir. Los primeros los encontramos en la información sectorial, económica y de los informes de las personas que están en contacto con el mercado.
La información interna, viene dada por los procesos de la compañía y por los indicadores internos que se utilizan para medir la actuación de los colaboradores en su cometido para alcanzar los objetivos.
Un ejemplo sería aquella compañía que vende áridos de cualquier granulometría y que le dice al cliente que si no está conforme con el producto recibido, no lo pague, que dé la información (Esto es la Promesa de Marca). Para la compañía los no conforme es una valiosa información de los errores o problemas del proceso industrial que provocan esta disconformidad. Si se mide bien la información se podrá actuar para corregirla y en su caso estimar su corrección como una prioridad asignando la responsabilidad de las tareas a realizar.
3. RITMO de REUNIONES – COMUNICACIÓN. Las reuniones en una empresa sirven para Agrupar a las Personas, identificarlas con la organización, informar, exponer, tratar los temas, y tomar decisiones.
Lo rutinario es hacer las reuniones para que sirvan realmente de eje de comunicación de La marcha de los asuntos y de lo que es importante.
Diaria – Semanal – Mensual – Trimestral – Anual. Cada una con sus participantes, agenda y duración, determinadas de antemano.
Por ejemplo de Reunión Diaria, en el departamento exponer que pasó ayer, dónde tuvimos problemas y que vamos a hacer hoy. Corta, 10-15 minutos y de pié.
La Reunión Semanal, revisar datos e indicadores de acción, Poner sobre la mesa un tema que preocupa e intentar buscarle una solución. 30-60 minutos. Si no se resuelve en esta sesión, se continúa debatiendo en la siguiente con nuevos datos e información.
La Reunión Mensual, ver el avance, Revisar las prioridades y hacer los pequeños cambios de rumbo si hace falta. Tratar un tema de formación que interese. 2 horas máx.
La Reunión Trimestral, ver los datos, cumplimiento de objetivos, Revisar las Prioridades, celebrar los resultados positivos obtenidos. Determinar las nuevas Prioridades y ver cómo cada colaborador contribuye. Buscar los nuevos indicadores de acción que moverán a conseguir los resultados.
La Reunión Anual, revisar el Plan Estratégico de la compañía, los Objetivos a tres años y a un año. Valores, Competencias, Promesa de Marca – aquello por lo que el cliente nos compra.
Es imprescindible la participación de todos los miembros en una reunión. La callada por respuesta no sirve. El moderador debe provocar que todos participen y expongan su punto de vista.
Si somos capaces de convertir en rutina estas Tres Reglas de Ejecución y cumplirlos con Disciplina, de la vorágine de cada día obtendremos disponibilidad para nuevos proyectos.
En inglés escuchamos la frase “Routine make you free”, La Rutina nos libera tiempo para hacer otras cosas. Ahí está la clave.
Proponer e impulsar este marco de actuación no es fácil. Si volvemos a mi último artículo, les aconsejo que para implementar estas Tres Elementos, inicialmente lo consideren como un Objetivo externo a la vorágine y apliquen las 4 Reglas de Acción.
Quiero y puedo ayudarles en esta implementación. Dejen de sufrir en la vorágine del día a día, aligeren lo URGENTE y propongan nuevos proyectos IMPORTANTES para el futuro de la compañía.
Contacto: Lluís Ma. Gras