La vuelta de las vacaciones lleva aparejada la llamada para preparar el Presupuesto del próximo año.
En mi vida profesional me encontrado con empresas que no hacían un presupuesto anual, su respuesta a mi extrañeza era que gastaban lo que era necesario y siempre habían ganado dinero. Cuando llegó la crisis, que también les afectó, aunque menos debido a su elevada cifra de exportación, se dieron cuenta que, un presupuesto les ayudaría a saber bien donde gastaban el dinero y hacer un plan de reducción de gasto mucho más coherente con la estrategia de la compañía. Así lo hicieron y continúan creciendo y ganando dinero.
El presupuesto no es más que la plasmación en números de la Estrategia de la compañía y las Acciones que van a tener lugar.
La verdadera Estrategia indica donde están las oportunidades de negocio de aquello que sabemos hacer y/o aprender y cuáles son nuestros clientes objetivo. La Estrategia nos indica dónde podemos crecer.
Debemos tener en cuenta que las Acciones son un conjunto de actividades que realizadas correctamente nos permitirán conseguir los resultados deseados.
Para hacer el Presupuesto es imprescindible:
1- Definir bien la Estrategia de la compañía, quiénes somos, para qué esta empresa, cuáles son nuestros valores, cuáles son nuestras competencias, dónde están las oportunidades, quiénes son y por qué nos compran nuestros clientes, qué podemos mejorar.
2- La participación de toda la compañía, cada uno en su grado de responsabilidad. Imprescindible la implicación de cada colaborador para hacer su propio seguimiento y poder aportar las modificaciones que ayudarán a cumplir con el objetivo global de la compañía.
3- El Presupuesto es una herramienta de control. Cada departamento hace su aportación y su actividad está directamente asociada a una partida del Balance y/o Cuenta de Explotación. Para cumplir, cada colaborador hace una serie de actividades que propongo se midan. No estamos acostumbrados a medir actividad sino solamente resultados finales cuando ya no podemos hacer nada para cambiarlo.
Mi propuesta es organizar indicadores de acción que midan aquella actividad clave de cada colaborador y que contribuya en mayor medida a la consecución del objetivo.
4- La revisión semanal/quincenal, de estos indicadores de actividad nos dirán si estamos haciendo lo correcto o si hay que hacer algún cambio.
5- El Presupuesto es una herramienta dinámica como tal hay que tenerla presente durante todo el año.
La responsabilidad del presupuesto es de todos y cada una de las personas que trabajan en la compañía. El CEO, Director General, Gerente o máximo responsable de la empresa debe ayudar a que su equipo directivo y equipos se hagan cargo del presupuesto y de su cumplimiento y aportar las modificaciones que el transcurso del año demande.
Una Compañía que no prepara el Presupuesto de abajo a arriba teniendo en cuenta la Estrategia del medio-largo plazo tendrá muy difícil cumplir con los objetivos propuestos.
Y por último y no menos importante, un plan de reuniones, diario/semanal/mensual/trimestral es imprescindible para hacer el seguimiento de las actividades y resultados. Cada reunión tiene su agenda y tiempos establecidos. Cuando hagan el presupuesto marquen ya en sus agendas las fechas-hora y lugar de estas reuniones y las personas que deben asistir, por departamentos, por equipos, etc.
Les recomiendo el modelo Plan-Estratégico-en-una-Página, GIGrowthTools-OPSP_SPA-ES v3.1_Printer, es una buena herramienta para la realización del Presupuesto y su seguimiento.
Para más información y ayuda, consultar con Lluís Ma. Gras,