¿Cuál es la diferencia entre Indicadores (KPI’s) y Prioridades?, esta pregunta me la hacen a menudo los directivos de las empresas que implementan el modelo de las 4 DECISIONES (Rockefeller Habits) para dirigir la estrategia de crecimiento de su empresa y su ejecución.
Al principio Indicadores y Prioridades pueden confundirse ya que existen algunas similitudes entre los dos. Ambos utilizan el criterio de éxito para medir resultados o actividades esperadas y a menudo las prioridades influyen en el establecimiento de los indicadores.
Para hacerlo sencillo definimos a los Indicadores como algo que medimos y las prioridades en algo que debemos hacer. Establecer los adecuados indicadores nos ayudará a monitorizar los resultados y realizar comportamientos y tareas específicas que nos llevarán a los resultados deseados. Definir las prioridades ayuda a focalizar el esfuerzo del equipo en las actividades que nos llevaran al crecimiento, a la mejora o el día a día.
Defino dos tipos de indicadores: de Resultado y de Acción. Los Indicadores-Acción ayudan a realizar y miden las tareas necesarias para producir los resultados deseados. Un ejemplo de los dos indicadores sería: la cifra de ventas es un Indicador-Resultado, es imprescindible conocer este valor para saber dónde estamos y cómo progresamos respecto los objetivos anuales y trimestrales. Claramente si sólo medimos el resultado conseguido, dependemos más de la suerte y condiciones del mercado para conseguir el objetivo deseado.
Un crecimiento con rentabilidad buscado no resulta de hacer más de lo mismo que hacíamos, cada uno de los miembros de la empresa. Tenemos que hacer el ejercicio y preguntarnos qué tareas o acciones nuevas o no, debemos hacer cada día y medirlas para que los resultados esperados dependan de nuestra actividad. Esto que propongo medir son los Indicadores-Acción, qué acciones, pautas, comportamientos y tareas individuales deben hacerse – llamadas, segundas citas, clientes calificados, propuestas pendientes – que nos ayudarán a conseguir los objetivos. En la medida que lideremos las acciones y establezcamos los Indicadores-Acción conseguiremos su cumplimiento y nos acercará al objetivo buscado. Por ello, los Indicadores nos ayudan a conseguir los objetivos con unos procesos bien definidos y un seguimiento semanal de la actividad para ver la evolución o corregir si hay desviaciones con los resultados.
Pero, ¿qué pasa si los procesos no están bien definidos?, ¿qué pasa si tenemos que cambiar los procesos y/o incorporar nuevos vendedores, etc. para conseguir los objetivos?, Ahora hablamos de Prioridades, si necesitamos un nuevo sistema de ventas, incorporar nuevos vendedores, definir una nueva estrategia comercial, implementar un nuevo CRM, que nos ayude a registrar nuestras actividades de ventas, necesitamos establecer Prioridades para que esto se haga. Esto sería un ejemplo de las Prioridades que podríamos establecer en el trimestre para ayudarnos a conseguir los resultados deseados.
Prioridades definen la tarea que debemos hacer para mover la empresa hacia los resultados. Para ser efectivos, las Prioridades deben estar bien definidas, empiezan con un verbo y deben mover a la acción. Cuanto más clara esté definida la Prioridad, hay más posibilidades de conseguirla. Cualquiera que no esté familiarizado con su empresa, sólo leyendo la Prioridad pueda hacerse una idea de lo que necesita. Tan importante es definir la prioridad como establecer el criterio del éxito. Si volvemos atrás en los ejemplos descritos, podríamos definir la prioridad así:
Prioridad Trimestral: Incorporar 3 nuevos vendedores para la región sur
Responsable: Antoni Lapuerta
Fecha: 15 de diciembre 2015
Criterio de resultados:
Verde oscuro: 2 candidatos en el proceso de integración en la compañía
Verde: los 3 candidatos más idóneos, que aceptan nuestra oferta
Amarillo: entre rojo y verde
Rojo: ningún candidato ha sido identificado
Es imprescindible que la compañía establezca las Prioridades Trimestrales alineadas con las Iniciativas Clave Anuales, para asegurar el progreso de los Indicadores-Resultado. Los Indicadores-Acción miden el trabajo del día a día, aquella actividad o comportamiento individual clave del proceso, su realización permite conseguir los objetivos. Las Prioridades ayudan a determinar aquellos pasos a realizar para el crecimiento y mejora de la operativa de la empresa.
Sugiero revisar vuestros Indicadores y Prioridades. ¿Descubrir si os ayudan al crecimiento deseado? Sugiero definir unas 3-5 prioridades trimestrales de la compañía que se traducen en 3-5 para cada uno de los miembros del equipo directivo alineadas todas ellas con las Iniciativas anuales, para ejecutar el trabajo necesario para mover la compañía a los resultados deseados.
Dedicar tiempo y esfuerzo hasta definir el Plan Trimestral os ayudará a su ejecución y conseguir los objetivos. Suerte y por favor, me gustaría conocer vuestras ideas, implementación y dudas al respecto.
