Reunión Diaria – mejor comunicación, compartir el pan

­­­­­­­­­­­­Una Reunión Diaria de 10-15 minutos, de pié, por departamentos y, necesario, después de una del equipo directivo en las mismas circunstancias.

La eficiencia de un equipo mejora sustancialmente con la presión de los colegas, la inteligencia compartida y una clara comunicación. La Reunión Diaria reúne estas tres características en un departamento o en una pequeña empresa para que los temas se comuniquen rápido y claramente. Se elimina el teléfono, innecesarias y frecuentes interrupciones y hace que todos focalicen su atención y se mejore la eficiencia de la empresa.

Sólo con el tiempo que dedicamos a un pequeño receso en nuestro trabajo podemos tener esta reunión, para que cada uno comunique, en que está trabajando, dónde se atasca, los progresos de los indicadores, responsabilidades y asignación de nuevas prioridades y además intercambiarse ideas y consejos.

Verne Harnish, autor de los libros Mastering the Rockefeller Habits y Scaling Up, hace hincapié en que lo más importante de la mejora empresarial es el ritmo de reuniones, diaria, semanal, mensual, trimestral y anual. Estas reuniones facilitan enfocar al equipo directivo y a todos los colaboradores en lo que es realmente importante. Se resuelven los problemas más deprisa y con mayor facilidad. Mayor alineación con la estrategia y principalmente una mejor comunicación. Pienso que son unas buenas razones para esta Reunión Diaria. Cada reunión tiene sus participantes y su agenda. Comentaremos sobre ellas en otros artículos.

La palabra compañía significa “compartir el pan”. A menudo en las empresas hay muy poca comunicación, mucha independencia o reinos de taifas, una gran falta  de rendición de cuentas de las responsabilidades asumidas con lo que los resultados son más pobres de lo que podrían ser. Con lo que el pan no se comparte, porque hay poco.

La Reunión Diaria incorporada a la estrategia de la compañía facilita concentrarse en los temas críticos en los que son necesarios trabajar. Tres elementos a comentar en estas reuniones, qué sucede, cómo nos va y dónde estamos atascados. Para una mayor conexión entre los participantes se puede cerrar la reunión con una aportación individual de algo positivo que sucedió el día antes. La reunión no debe durar más de 15 minutos, las intervenciones deben ser de 30 segundos o menos, la aportación individual no debe superar los 10 segundos. Se puede acortar la reunión si cada uno prepara con anterioridad sus contribuciones por escrito. Todos deben participar.

Es mejor que todos, directivos, por departamentos, etc. se reúnan una vez al día, para comentar temas todos juntos, que ir de despacho en despacho varias veces al día. En este caso puede haber personas que no se informen. Un consejo, no recurran al email, recibimos tantos cada día que es muy difícil distinguir entre el importante y el que no lo es. Además abusamos de esta herramienta, pensamos que con ella comunicamos más y estamos comunicando muchísimo menos. La verdadera comunicación es la personal y directa entre las personas una enfrente de la otra.

La Reunión Diaria permite que todos estén informados de lo que va a suceder hoy, cuáles son las novedades; cada uno explica lo que le va en ello, y todos pueden ayudar a los demás. No se trata de resolver los problemas en la propia reunión, tan sólo de saber dónde estamos, cómo vamos y qué nos tiene parados.

Aunque parezca mentira, es mucho mejor esperar a la Reunión Diaria que interrumpir el trabajo de los demás continuamente. Hay muy pocas urgencias que no puedan esperar un día. El sentido de la urgencia lo ponemos nosotros, nos parece que se hunde el mundo si no actuamos inmediatamente y ponemos a toda la organización por montera. Piénsenlo fríamente y díganselo ustedes mismos. No sabemos esperar 24 horas.

Todos en la organización deben participar en una Reunión Diaria. Los directivos entre ellos, y los departamentos con su directivo, que después de su reunión traen ideas o temas que comunicar.

La reunión debe llevarla alguien que sepa controlar las normas, en tiempo y orden de los temas mencionados a tratar, y esto es importantísimo para la continuidad de la Reunión Diaria. Hay que rotar al líder de la reunión, no tiene porque ser el directivo o jefe.

Márquenla a una hora que les venga bien a todos, nunca a una hora en punto, por ejemplo, mejor a las 9:08 que a las 9. Serán más puntuales, pruébenlo ya lo verán. Respetar el horario es imprescindible. Busquen su mejor hora, por la mañana o por la tarde, repito  nunca en punto y siempre a la misma hora.

Y no olviden estar de pié. Lo importante es que todos estén al quite de lo que va a suceder, donde están atascados, cómo ayudarse y cómo van los indicadores de la actividad de la compañía. Decía al principio la presión de los colegas, un compromiso entre colegas es mucho más fuerte que entre nivel jerárquico. Compruébenlo, si no lo han vivido todavía.

Cuesta, cuesta, no es fácil, inténtenlo, una y otra vez.  Los resultados son espectaculares y al cabo de poco los más reacios serán los más fanáticos defensores. Si convierten la Reunión Diaria en una rutina, salen ganando.

Y no lo olviden, no es una reunión para dar instrucciones, hablen todos y digan la suya y compartan el pan.