7 Hábitos para tener reuniones más efectivas

Reuniones – muchos de nosotros tenemos temor a ellas y no nos faltan razones. Un artículo aparecido en el Wall Street Journal dice que los ejecutivos dedican más de un tercio de su jornada laboral en reuniones más de 18 horas semanales.  Además este tiempo se incrementa año tras año. Desgraciadamente muchas de estas reuniones  están mal preparadas y organizadas y se convierten en una pérdida de tiempo y recursos.

En un reciente artículo en el HBR, Amy Gallo recoge algunos consejos de expertos para que las reuniones sean más efectivas.

A continuación encontrará algunas ideas de cómo conseguir que sus reuniones sean más efectivas:

1. Limitar el número de participantes: Gallo recomienda no ser más de siete personas. Si su reunión está prevista que dure una hora y quiere que todos participen, más de siete personas es casi imposible. Todos deben tener tiempo de hablar. Por eso es muy importante planificar cuidadosamente una cascada de reuniones. Por ejemplo en vez de reunir más de 10 personas,  los de ventas y márquetin, quizás sería mejor tener dos grupos separados más reducidos y que sean más efectivos. Solamente en el caso de que sea necesario e imprescindible que tengan que hablar de los temas conjuntamente.
2. Eliminar las distracciones digitales: Evitar al máximo las distracciones que provocan los, Smartphone, laptops y tabletas durante las reuniones. Está demostrado que no estamos preparados para la multitarea, no es buena idea responder emails, visitar la páginas sociales durante las reuniones. No funciona, además de ser una falta de respeto, no se está por los temas de la reunión. Solamente si eres el facilitador y necesitas el ordenador para la presentación o tomar notas para luego enviarlas a los demás. Es imprescindible establecer estas normas con el equipo participante, qué es aceptable y qué no lo es.
3. Fije la duración en una hora o menos: Ser cuidadoso con el tiempo ayuda a permanecer en la agenda de la reunión, focalizar al equipo y tomar decisiones más rápidamente. Evidentemente no podemos sacrificar la intervención y escucha de todos. Prever en lo posible y con antelación por el tipo de tema a tratar, el tiempo necesario para su discusión. A partir de una hora de reunión la capacidad de  atención se reduce en más del 50%. Mejor programar otra reunión que alargarla. Lo importante es terminarlas en punto.
4. Hacerlas de pie: estar de pie acorta las reuniones al menos un 35% del tiempo produciendo los mismos resultados. La recomiendo para la reuniones diarias que deben durar no más de 15-20 minutos.
5. Todos participan: la aportación de todos conlleva más ideas para resolver y trabajar, además ayuda a involucrar a todos y a sentirse partícipes. Escuchar. Que nadie se quede sin participar. Asegurarse de que esto queda claro entre todos los participantes. En la reunión semanal, además, cada uno debe explicar cuál es su plan para la semana, ayuda al compromiso entre colegas de su cumplimiento.
6. Nunca convoque reuniones para informar: hacer una reunión para compartir una información que puede ser enviada por email es una pérdida de tiempo, y no sólo esto, sino que además consume energía del equipo y utiliza recursos que son necesarios para resolver problemas. Por ello es muy importante que todos los participantes preparen bien las reuniones, de cómo va lo que tienen que tratar y qué propuesta tienen a los problemas o incidencias que surgen.
7. Tener una agenda y razón de la reunión: antes de entrar en la reunión hay que saber qué temas van a tratarse y que resultados se quieren obtener al final. Comunicar un objetivo claro de tal forma que el equipo sabe lo que debe conseguirse en la reunión en el tiempo dedicado para ello. Enviar la agenda con tiempo suficiente para que los participantes puedan preparar su contribución durante la reunión.

Deseo que estos hábitos le ayuden a tener reuniones más efectivas y se tomen decisiones más rápidamente. Lo peor que, a menudo pasa hoy, es cuando las reuniones se alargan y no se decide nada, y así una y otra vez.