El reto más importante cuando dos o más personas trabajan juntas es la comunicación. Compañías que comienzan siendo dos o tres socios trabajando en una misma mesa, comunican en continuo, sin darse cuenta de las interrupciones que se hacen mutuamente. Es natural por la ilusión por los nuevos desafíos y retos. En cuanto crecen e incorporan más colaboradores se dan cuenta que para mantener un ritmo de trabajo no pueden interrumpirse continuamente.
La solución está en mantener un ritmo de reuniones, diaria, semanal, mensual, trimestral y anual que con su adecuada agenda permite a todos ganar mucho tiempo.
Esto que parece contra intuitivo, ayuda a que la información se traslade correctamente, las instrucciones sean atendidas y se facilite la relación entre las personas.
Cada tipo de reunión tiene su agenda y los asistentes pertinentes. Sin descuidar que todas la personas de la organización deberían asistir, al menos, a una reunión diaria y no más de dos.
Estas reuniones evitan el uso masivo de emails y mensajes que se hace con la intención de “ya te lo envié por escrito” y este comentario es, a menudo, una acusación. Muchos mensajes e incluso comentarios de pasillo son totalmente improductivos por qué la mayoría de las veces nos pilla en otro tema y no le prestamos la atención adecuada. Enviarlo por escrito es una mala costumbre, muchas veces no disponemos de tiempo para leer todo lo que nos envían. El Ritmo de Reuniones y comunicación hace conectar a las personas, alumbra la inteligencia colectiva y la colaboración y mantiene informada a todos los implicados en los temas que les atañen.
Mantener el Ritmo de Comunicación implica:
- Que todos los empleados asistan a una reunión diaria, corta de 10-15 minutos
- Todos los equipos tienen una reunión semanal
- Los directivos y mandos intermedios se reúnen una vez al mes para aprendizajes, resolución de temas importantes y compartir valores
- Los directivos y mandos intermedios se reúnen, mejor fuera de la oficina, trimestral y anualmente para trabajar en los 4 grupos de Decisiones (Personas, Estrategia, Ejecución y Caja) y decidir la estrategia de la Compañía y las Prioridades trimestrales
Para más información, contactar con: lluisgras@scaleupbusiness.eu