#4 Cada tarea está asignada a una persona de la organización y además se rinde cuentas de su cumplimiento

Continuamos con los Hábitos de Rockefeller, el CUARTO  nos habla de la Rendición de Cuentas y la Responsabilidad de la ejecución de las Tareas.

Si la comunicación es el primer reto, el segundo y no menos importante reto es asignar adecuadamente las tareas a sus responsables de ejecutarlas, a medida de las necesidades de la compañía. En toda la organización debe quedar claro tanto entre las funciones como en los procesos, quién hace qué, cuándo y cómo. Y esto se complica cuando la compañía está organizada en distintos departamentos y cuando se crean los “reinos de taifas” que defienden su territorio sin tener en cuenta la idea global.

Para ello es imprescindible tener bien definidas las funciones, las responsabilidades, los indicadores y la rendición de cuentas de las actividades y/o tareas que son necesarias llevar a cabo para conseguir los resultados esperados.

El ritmo de reuniones que explicamos en el punto Hábito anterior (#3) sirve para ver los avances, resolver los atascos de ejecución y encontrar soluciones.

Hay que separar la rendición de cuentas de la responsabilidad. La Rendición de  Cuentas es sobre un conjunto de tareas que ejecuta uno mismo o varias personas y siempre hay una que debe rendir cuentas sobre el trabajo de su equipo. Responsable es el que ejecuta la acción o tarea, dos ejemplos:

  • El director comercial rinde cuentas de las ventas que realizan los vendedores del equipo comercial, él no es el responsable de las acción de vender. Su tarea de la que es responsable es la de animar al equipo de ventas, apoyar, acompañarle, etc. Los vendedores son los responsables de la venta.
  • A nivel personal, un estudiante becado, su responsabilidad es asistir a clase, estudiar y realizar los exámenes y en este caso también pasa cuentas de los resultados de los exámenes ante el organismo que tiene que revalidar la beca para un siguiente año.

Para que ello sea una realidad:

  • El cuadro de Funciones y Responsabilidad esta completo (personas correctas, haciendo las cosas correctas, y a tiempo)
  • Para cada estado financiero, tanto de la cuenta de resultados como del balance hay una persona que rinde cuentas
  • Para cada uno de los procesos de la compañía, muchos de ellos serán interdepartamentales, hay una persona que rinde cuentas
  • Para cada una de las capacidades clave que se han definido en la Estrategia a 3 años y que son relevantes para definir las Metas anuales y Prioridades trimestrales y conseguir los resultados esperados en este periodo, hay una persona que rinde cuentas de su desarrollo

 

Para más información, contactar con: lluisgras@scaleupbusiness.eu

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